¿Qué es la negociación?

Definición: la negociación es el proceso por el cual dos o más personas interactúan para llegar a un acuerdo o convenio sobre un punto en el que difieren.

Es decir, negociar es seguir un camino, seguir unos pasos, es interactuar para resolver las diferencias de tal manera que todos queden conformes y en donde el objetivo es lograr un acuerdo o convenio. En este proceso se intercambia información entre las partes, se valora y se expresan las preferencias. Las partes tienen la disposición de hacer lo necesario, de ceder en algo, de cambiar en algo, para lograr un acuerdo que sea satisfactorio para cada una de ellas. Si no hay esta disposición para la negociación, surge un conflicto.

Siempre tienes que negociar, ya sea sobre salarios o condiciones de trabajo, en regateos con clientes o proveedores, sobre las condiciones en las que vas a dar los servicios o suministrar los bienes, etcétera.

Sea cual sea el tipo de negociación que tengas que hacer, necesitas comprender su proceso, y adquirir las habilidades que te permitan negociar favorablemente. Veamos primero cuál es el proceso de desarrollo de la negociación.

Proceso de desarrollo de la negociación

Los pasos en el proceso de desarrollo de la negociación son los siguientes:

Proceso de desacuerdo

1. Personas en desacuerdo
2. Preparación de la negociación
3. Intercambio de información
4. Etapa de regateo
5. Llegada a un acuerdo
6. Formalización del acuerdo

Para iniciar el proceso de la negociación se necesitan dos personas en desacuerdo pero que estén dispuestas a resolver sus diferencias, a llegar a un arreglo.

El siguiente paso de la negociación es que las partes se preparen, reuniendo la mayor información posible y útil, que les ayude a integrar un plan de negociación.

En la etapa de intercambio de información, las partes presentan sus demandas fundamentándolas. A través de este intercambio, las partes quieren influenciarse mutuamente para que el otro modifique su posición inicial.

La siguiente etapa se caracteriza por el regateo; aquí, las personas buscan disminuir sus diferencias y llegar a un balance entre lo que piden y lo que están dispuestas a dar.

El siguiente paso es llegar al acuerdo, aquí las diferencias ya son mínimas y ambas partes están casi satisfechas. Se analizan los posibles arreglos hasta escoger el que mejor se adapte a ambas partes.

Una vez logrado el convenio, se formaliza, se cierra el trato y, a veces, se pone por escrito.

Personas en desacuerdo

Para poder negociar, lo primero que se necesita es que dos o más personas estén en desacuerdo, pero también se necesita que quieran llegar a un arreglo.

Si las personas están en desacuerdo y no quieren llegar a un arreglo a través de la negociación, lo que tienes es un conflicto.

En este primer punto, es importante que analices los factores que constituyen el desacuerdo o el problema.

Algunas preguntas que te pueden ayudar a hacer este análisis son las siguientes:

¿Cuál es el desacuerdo?
¿Cuáles son las causas?
¿Qué es lo que voy a negociar?

Prepararse para negociar

Una vez que ya sabes sobre lo que vas a negociar, hay que prepararse. Aquí, se trata de reunir la mayor información posible que te sirva más adelante para elaborar y fundamentar tu plan de negociación.

Es la fase del proceso de negociación más importante ya que de la integración de un plan y de la solidez de tu información, dependerá la manera de conducirte en las etapas siguientes.

Algunas preguntas que te pueden ayudar a prepararte para negociar son las siguientes:

¿Qué quieres obtener?
¿Qué crees que el otro te va a pedir?
¿Cuál es el arreglo ideal?
¿En qué estás dispuesto a ceder?
¿En qué no estás dispuesto a ceder?
¿Qué es lo máximo que crees que el otro te puede dar?
¿Qué es lo mínimo que estás dispuesto a aceptar?
¿Cómo vas a fundamentar tu posición?
¿Qué problemas crees que te va a plantear la otra persona?
¿En qué crees que va a basar su argumentación?
¿Cómo podrías defenderte de su argumentación?
¿Cuánto tiempo tienes para llegar a un acuerdo?
¿Qué puede pasar si no llegas a un acuerdo?
¿Qué sabes de tus capacidades y limitaciones como negociador?
¿Qué sabes de la manera de ser del otro?

Intercambio de información

La gente da información para presentar sus demandas a la otra parte, pero también la da para que la otra persona cambie sus demandas y modifique su comportamiento en la negociación.

Por ello, antes de empezar a hacer tus ofertas escucha lo que la otra persona te está diciendo y los efectos que causa en ti. Algunas preguntas que te pueden ayudar en este momento son:

¿Qué me dice el otro?
¿Para qué me lo dice?
¿Qué quiere que yo piense con lo que me dice?
¿Cómo quiere que me sienta?
¿Qué le estoy diciendo yo?
¿Qué espero lograr con eso?

Recuerda que no sólo es importante lo que se dice, sino el cómo se dice y el momento en que se dice.

Veamos ahora qué hacer en la etapa propiamente de la negociación, es decir, en la de "regateo".

Etapa de regateo

Se busca pulir las diferencias, encontrando un equilibrio entre lo que se pide y lo que se ofrece. Cada regateo es diferente y no se puede saber de antemano lo que va a pasar. Aunque los mexicanos somos especialistas en regatear, muchas veces, por esto, olvidamos planear nuestro regateo, con el resultado de que salimos "bailados".

Algunas observaciones que te pueden ayudar a guiar el regateo son las siguientes:

Inicia pidiendo más de lo que piensas obtener y hazle ver claramente a tu oponente que no puede obtener todo lo que quiere.

Sé reservado en cuanto a las explicaciones y propuestas que te hagan.

Fundamenta lo mejor que puedas tu posición y muéstrate tan firme que parezca que tú no tienes necesidad de hacer concesiones.

Si haces una concesión, hazla a cambio de una petición. Por ejemplo, haré esto y esto si ustedes hacen tal y tal cosa.

No ofrezcas ni negocies cosas que no puedas hacer.

Nunca amenaces ni te burles de tu oponente.

Trata de no enojarte, porque el que se enoja, pierde.

Si necesitas tiempo para pensar o informarte mejor, haz un receso.

Si no piensas ceder en nada (aunque conviertas a tu oponente en enemigo), busca la manera de ayudar al otro a conservar su dignidad.

Para poder mejorar, antes que nada se necesita saber lo que uno hace bien y lo que uno hace mal. Después, hay que practicar.

En la siguiente sección, encontrarás algunas técnicas para negociar. Cuando se acaba el regateo se tiene que llegar a un acuerdo.

Llegada a un acuerdo

Aquí, las diferencias ya son mínimas y se analizan los posibles acuerdos para escoger el más conveniente. Las sugerencias en este punto son:

Dale carácter definitivo a tu oferta final (si ya la tienes), explicándole a la otra persona de qué manera gana con el arreglo que tú propones.

Si la otra parte te ofrece un acuerdo en condiciones aceptables, analiza las ventajas y desventajas de la propuesta.

Ve si puedes ofrecer alguna concesión para que el otro se acerque más a tu posición.

Formalización del acuerdo

Existen casos en que por la importancia de lo que se negoció, hay que formalizar el acuerdo a que se llegó. Muchas veces esto se hace por escrito. Otras veces no será necesaria tanta formalidad. En este caso, asegúrate de que el acuerdo y sus condiciones quedaron muy claros para ambas partes.