El PROCESO DE COMPRA

EL PROCESO DE COMPRAS

El proceso de compras consta de las siguientes fases:

Planificación de las compras. Consiste en hacer un estudio anticipado de las necesidades para estar preparado antes de que surja la necesidad.

Análisis de las necesidades. El departamento de compras recibe los boletines de solicitud de materiales y analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su gestión.

Solicitud de ofertas y presupuesto. Es un paso obligado para evitar tomar decisiones que puedan afectar a la economía de la empresa.

Evaluación de las ofertas recibidas. Una vez recibidas las ofertas hay que estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas.

Selección del proveedor. Los factores que se comparan durante la fase de selección son el precio, la calidad, las condiciones y las garantías personales de la empresa que suministrará el producto.

Negociación de las condiciones. Durante esta fase se comentan y especifican algunos puntos de la oferta que pueden ser negociables.

Solicitud del pedido. Cuando el comprador y el vendedor llegan a un acuerdo deben formalizar un documento que comprometa a ambas partes (contrato de compraventa o pedido en firme).

Seguimiento del pedido y los acuerdos. Se hace para verificar que hemos recibido todo el material solicitado, que se corresponde a las características detalladas en el pedido y que se han suministrado a tiempo.

El proceso puede variar de una empresa a otra debido a la actividad principal. La empresa industrial centra sus compras en los materiales que utiliza para elaborar el producto. La empresa comercial, por su parte, busca conseguir el producto a un precio competitivo. Y por último, para la empresa de servicios la variable principal es satisfacer las necesidades del cliente.

Algunas veces el proceso de compras es largo y complejo debido a que para tomar una decisión final se necesita información o respuesta de otras empresas.

TIPOS DE COMPRAS

Las compras tienen su origen en las necesidades y éstas pueden ser:

Compras especiales.

Las compras especiales tienen lugar cuando hay que adquirir bienes de uso (ordenador, máquina, mobiliario, vehículos …); es decir, no compramos materiales para transformar o artículos para la venta.

La característica general de estas compras es que la inversión es grande y la decisión de compra es consultada con los usuarios del bien.

Compras anticipadas.

Estas compras se realizan antes de que surja la necesidad, que tendrá lugar a medio o largo plazo. La compra anticipada es una estrategia que se puede aplicar en artículos básicos o con algunos tipos de mercancía. También podemos anticipar la compra cuando se anuncia la subida del precio de un producto.

Compras estacionales.

Son compras que se hacen para productos de temporada; su finalidad es atender la demanda estacional de ciertos artículos. La previsión de estas compras se hace partiendo de las ventas realizadas en el mismo periodo del año anterior.

Compras rutinarias.

Son las compras que se hacen en pequeñas cantidades, con entrega diaria de mercancía. Su característica es atender las necesidades del “día a día” con una inversión de bajo riesgo.

Compras oportunidad.

La compra oportunidad tiene lugar cuando encontramos la ocasión de comprar a precios de “ganga”; la inversión supone un riesgo, que si el resultado es positivo dará un beneficio extra.

Compras de urgencia.

Estas compras no suelen ser de gran volumen y generalmente se realizan para cubrir necesidades urgentes. Otras veces, la compra de urgencia es una solución estratégica para satisfacer la demanda de los clientes, cuando la empresa tiene que mantenerse al ritmo de los cambios rápidos en la moda.

Generalmente, el proceso de estas compras se hace de forma rápida, no se dispone de tiempo para comparar presupuestos.

PLANIFICACIÓN DE LAS COMPRAS

Una de las funciones del departamento de compras es anticiparse a las necesidades de la empresa. La planificación anticipada consiste en conocer las fuentes de suministro de bienes y servicios. Los proveedores se pueden encontrar en:

• Guías telefónicas, páginas web.
• Organismos Oficiales.
• Asociaciones empresariales y profesionales.
• Prensa y revistas especializadas.
• Ferias y exposiciones del sector.
• Bases de datos, cedidas por empresas especializadas en estas gestiones.

Cuando el comprador necesita tener contacto directo con el proveedor para obtener información o, incluso, solicitar la compra, los métodos que más se utilizan son:

• Entrevistarse con los representantes del proveedor: Éstos son los vendedores de la empresa suministradora que visitan al comprador.
• Acudir a los mercados centrales: Son las grandes ciudades en donde se encuentran ubicados varios proveedores o zonas geográficas que concentran las fábricas de determinados productos.
• Visitar ferias y exposiciones: Estos eventos ofrecen la oportunidad de conocer los avances de la moda, lo último que se fabrica o la tecnología más puntera.
• Acudir a las oficinas de compra: Estas oficinas son centros de venta que establece el fabricante en una ciudad cuando la empresa está a muchos kilómetros de ella y quiere tener una representación en el mercado central.
• Visitar a los importadores mayoristas: Son empresas que ofrecen productos de una marca extranjera a precios razonables.
  
  

ANÁLISIS DE LAS NECESIDADES

Generalmente, las empresas centralizan las compras a través de su departamento de compras o aprovisionamiento utilizando para ello un documento interno denominado “boletín de compras”; en él se detalla las características del material que necesita y cuando tiene que estar disponible.

El departamento de compras, una vez recibidos los boletines, procede a su clasificación antes de iniciar los trámites del encargo, por si fuera necesario solicitar presupuesto o información de los materiales. El proceso es el siguiente:

• Dar preferencia a las solicitudes de material cuyas existencias se encuentren bajo mínimos.

• Comprobar si el artículo se utiliza con regularidad o se trata de un bien que se compra por primera vez.

• Clasificar los boletines por materiales homogéneos o adquiridos del mismo proveedor.

• Consultar con el futuro usuario antes de hacer el pedido.

• Decidir la calidad que deben reunir los materiales, la cantidad que hay que solicitar, el plazo de entrega, las condiciones financieras, etc.
  
  
  SOLICITUD DE OFERTAS Y PRESUPUESTO
  La fase de petición de ofertas y presupuesto, dentro del proceso de compras, es una práctica que realizan las empresas en los casos siguientes:
  • Cuando inicia por primera vez la actividad.
  • Cuando tiene que comprar un producto nuevo.
  • Cuando no está satisfecha con los proveedores habituales.
  • Para ampliar la cartera de proveedores.
  • Para responder a la publicidad recibida.
  Sin embargo, como el proceso de petición de ofertas supone un coste económico, nos aseguraremos de enviar la solicitud sólo a proveedores cuya respuesta incluya una oferta de nuestro interés y evitaremos dirigirnos a los que puedan denegar nuestra solicitud.
  Además, dependiendo de la política de compras que adopte la empresa también existen varios factores que influyen cuando de decide comprar al fabricante, al mayorista o a ambos. Estos factores son:
  • El tipo de producto.
  • La cantidad solicitada en cada periodo.
  • La ubicación de la tienda.
  • Los servicios ofrecidos por el proveedor.
    ¿QUÉ INFORMACIÓN DEBEMOS SOLICITAR?
    Una vez confeccionado el listado de los posibles proveedores debemos contactar por carta o personalmente para solicitarles la información que necesitamos conocer. La información gira en torno a tres aspectos:
    Condiciones económicas.
    • Precio por unidad y por lote.
    • Descuento comercial.
    • Rappels y su aplicación.
    • Gastos de envases y embalajes.
    • Gastos de transporte y seguro.
    • Forma de pago.
    • Recargo por aplazamiento del pago.
    Condiciones técnicas.
    • Características técnicas.
    • Calidad.
    • Embalajes especiales.
    • Instalación y montaje.
    • Tiempo de garantía.
    • Formación de los usuarios.
    • Repuestos y mantenimiento postventa.
    Servicios postventa.
    • Plazo de entrega.
    • Devolución de excedentes.
    • Revisión de precios.
    • Otros servicios.
      
      
      CÁLCULO DEL PRESUPUESTO
      Para conocer el coste unitario de los materiales que figuran en la oferta o presupuesto enviado por el proveedor, la mayoría de las veces es preciso hacer unos cálculos previos respecto a elementos como rappels, embalajes, portes … que aparecen reflejados en la misma oferta o factura y son comunes a todos los artículos en ella incluidos. Este proceso se conoce como “prorrateo de gastos comunes”, que consiste en repartir proporcionalmente descuentos, embalajes, portes, etc… entre los distintos artículos.
      Una forma de reducir el cálculo consiste en realizar el reparto con la denominada constante de proporcionalidad (K), que se aplica así:
      K = Coste neto / Importe bruto
      Importe bruto = C1 x P1 + C2 x P2 + …+ Cn x Pn
      C1 = Cantidad del artículo uno P1 = Precio del artículo uno
      C2 = Cantidad del artículo dos P2 = Precio del artículo dos
      Coste neto = Importe bruto - descuentos + gastos (portes, seguros, embalajes …)
      Una vez conocido el valor de K, el coste unitario de cada artículo será igual a K por el precio de cada unidad; sin embargo, cuando en la oferta se incluye un solo tipo de producto es suficiente con dividir el importe de cada elemento por el número de unidades.
      
      
      
      
      

Venta profesional: lo que hace la diferencia.

 La venta profesional requiere de personal calificado y capacitado no solo para lograr la venta del producto sino para atender consultas y dar asesoramiento con sustento científico. En este caso, la toma de decisión tiene una base racional siempre en contraposición a la venta empírica donde en casos es racional aunque sin base cientifica y en otros se actua por creencias, impulso, sentido de pertenencia.

El profesional ha recorrido un camino. Desde su inicio, capto la importancia que tiene educarse, entrenarse y seguir un plan que le permita crecer en su negocio y como persona. Este profesional en potencia, entendió la importancia de crear una marca PERSONAL aplicando una serie de principios universales en esta industria de venta directa o desarrollo de redes.

Estos son algunos de los principios básicos:

-    Tener una página web o blog propia. Esta tiene que ser fácil de navegar, limpia, sin todos estos gráficos de dinero saliendo desde las orejas de un prospecto.

-    Evitan tener una página web genérica, similar a todos sus colegas. Estas páginas solo deben ser usadas como herramienta de consulta para los clientes ya registrados en su blog personal.

-    Páginas de Ventas Duplicadas. Estas pueden que funciones según tu concepto pero lo ideal es que tengas tu propia página con tu sello personal, de esta forma contribuyes a fortalecer tu marca personal.

-    Crear Relación. ¿Cuantas veces has escuchado que este es un negocio de gente y que nuestro producto es secundario? Entonces debes de establecer una relación con tu prospecto y mostrarle realmente que lo puedes ayudar en lograr su sueño también.

-    Diseño de tu Blog o Pagina Web. Es tu tarjeta de presentación. Imagínate un blog con multicolores, con imágenes distorsionadas o sin sentido al concepto que promueves. ¿Qué impresión te daría?

-    Marketing. Debe mostrar lo que eres. Un profesional en la industria, aportando contenido de valor en tu blog o página web. Utilizando las herramientas de la industria para generar tráfico y presentando una imagen nítida. Estructura tu blog como un centro para obtener información de valor más que un blog para promover tu concepto.

La industria de venta directa está en crecimiento, se ha duplicado en la última década. Sobrepasa 130 billones de dólares al año.  Participa en ella profesionalmente y podrás lograr tu independencia financiera, viviendo la calidad de vida que siempre soñaste.

fidelizacion:mantenimiento de relaciones a largo plazo con los clientes

La fidelización, tal como se entiende en el marketing actual, implica el establecimiento de sólidos vínculos y el mantenimiento de relaciones a largo plazo con los clientes.

Por tanto, evolucionamos de un marketing centrado en el corto plazo a un marketing con un enfoque estratégico. Tradicionalmente muchas empresas se centraban en el proceso de venta y consideraban concluido dicho proceso cuando se cobraba. El incremento de la competencia, las nuevas obligaciones legales y las crecientes exigencias de los consumidores requieren de las empresas una sustancial atención a la satisfacción del consumidor y al proceso post-compra.

El concepto de fidelidad para el marketing implica que los consumidores realizan todas o la mayoría de sus compras de un cierto tipo de producto en nuestra empresa. Un aspecto fundamental es que porcentaje representan las ventas de una empresa en las compras de una cierta categoría de productos por parte de un cliente.

Es decir, un consumidor que durante años se compra sus camisas en el Corte Inglés es un cliente fiel. Un consumidor que sólo bebe Coca Cola durante años es un consumidor fiel. Y también es un consumidor fiel el que durante años realiza operaciones financieras con dos bancos, manteniendo sus vínculos con ambos.

Si gestiono un restaurante, un aspecto fundamental del éxito será conseguir una clientela fiel. El negocio puede ser un gran éxito si un cierto grupo de personas se mantienen como clientes durante años. Incluso ese grupo de clientes leales que repiten las visitas a mi restaurante en ocasiones comen en otros restaurantes. Por tanto, un aspecto fundamental de la gestión es que porcentaje del gasto que mis clientes habituales realizan en los bares y restaurantes obtiene mi negocio.

Otro aspecto de la fidelidad desde esta perspectiva de marketing es que trata de mantener como clientes a ciertos grupos, normalmente los más rentables, mientras que en muchas ocasiones interesa desprendernos de otros clientes poco rentables.

Su personalidad explica su éxito o su fracaso en ventas

Las características de su personalidad determinan su aptitud para alcanzar el éxito en ventas y en cualquier actividad que requiera de relaciones humanas.

No existen negocios exitosos
Existen “personas” que hacen negocios exitosos. 

hay condiciones que una persona no pueda alcanzar el éxito que pretende, los aspectos de la personalidad que pueden impedir inhabilitar el logro de objetivos altos y ambiciosos.

Soberbia 
La soberbia es el peor enemigo del vendedor en sus diversas manifestaciones. Una persona con alto grado de soberbia no puede tener éxito, es una persona inferior.

Pesimismo
Una persona pesimista no puede alcanzar objetivos. Antes de empezar ya sabe que fracasará. Abandona a un cliente que está de mal humor porque “con ese no se puede hacer negocios”. Abandona a su cliente ante la primer objeción porque “este no me va a comprar”... No, no... y más no. Nunca encuentra las condiciones propicias para hacer negocios.

Negatividad 

Nada lo conforma: no está conforme con lo que gana, no está conforme con su trabajo, no está conforme con el país ni con la época que le tocó vivir.

Egoísmo

 Difícilmente logrará establecer una buena relación con su cliente, que percibirá en el vendedor “su” necesidad de vender.

El proceso de la venta tiene dos etapas bien marcadas: En la primera, el cliente toma la decisión sobre el vendedor, determina si es o no la persona con la cual va a hacer el negocio. En la segunda, decide si compra o no el producto que se le ofrece.

Para que lo segundo tenga lugar, incluso para que el cliente esté en condiciones de entenderlo o mínimamente “escuchar” lo que el vendedor dice, debe ocurrir lo primero.

La Personalidad de Éxito en Ventas
Los seres humanos somos una mezcla de virtudes y defectos. No existen los extremos en sus grados puros. Sí existen personas que se esfuerzan por inclinarse hacia alguno de ellos.
Lo importante es que el cliente se sienta a gusto, que no dude en depositar su confianza, que perciba en el vendedor un verdadero interés por sus intereses. Así logrará iniciar una relación que le permitirá estar en condiciones de empezar a hablar del producto.  

En palabras de Dale Carnegie (seudónimo de Dale Breckenridge Carnegie, 24 de noviembre de 1888 - 1 de noviembre de 1955. fue un empresario y escritor de libros de auto ayuda, estadounidense):

“Se puede ganar más amigos en dos meses interesándonos por los demás que en dos años tratando que los demás se interesen por nosotros”
Trasladando este comentario al ámbito de las ventas:
“Podemos conseguir más clientes en dos meses interesándonos realmente por ellos, que en dos años esforzándonos por que ellos se interesen por nuestros productos”  

A lo largo del día existen muchas ocasiones de ser soberbio, egoísta, pesimista negativo y desagradable. Cuesta lo mismo y rinde mejores frutos, en la vida del Vendedor Profesional, hacer cada instante el pequeño esfuerzo en ser más:
  Humilde, Generoso, Positivo, Optimista y Agradable.

 La prueba de fuego para un vendedor es evaluar su grado de satisfacción al estar en contacto con la gente. Si para Ud. es un sacrificio el contacto con los clientes, el escuchar y hablar con los demás, tiene serios inconvenientes en su personalidad que le van a impedir alcanzar sus objetivos de ventas.

No puede tener éxito en ventas quien 
no disfruta en su relación con los clientes 
 Es probable que las causas de su falta de éxito tengan raíces en su personalidad. Y no se trata de hacer grandes cambios. Ud. puede (y debe) hacer pequeños esfuerzos a lo largo del día para obtener profundas mejorías en su personalidad.  

.

¿Por qué la venta es un arte?

Esta sola pregunta, tan sencilla al parecer, ha resultado casi tan desconcertante como la 

profunda incógnita: ¿Qué es la verdad? 

Ahora bien, si hemos de ser vendedores, si hemos de lograr vender, debemos inquirir la 

respuesta. Debemos comprender qué es, por qué es, y cómo es la venta. 

J. S. Knox, escritor y conferenciante muy conocido, dice acerca de las ventas: "El arte de 

vender consiste en saber influir, eficiente y hábilmente, sobre el público para que compre, en 

mutuo beneficio, aquellas cosas que tenemos que vender, aunque no haya pensado 

comprarlas hasta el momento en que atraemos su atención sobre las mismas". 

George Edward Robinson, autor de un curso por correspondencia sobre el arte de vender, 

afirma: "En el campo comercial, el arte de vender consiste en el servicio de intercambio, 

mutuamente ventajoso, entre el productor y el consumidor". 

P. W. Ivey, maestro y escritor, opina: "El arte de vender es la habilidad de saber persuadir al 

público para que, por métodos que exijan el menor tiempo y esfuerzo, adquiera mercaderías 

que le producirán satisfacciones que serán permanentes". 

J. W. Mock, gerente de venta de una importante fábrica norteamericana sugiere que "vender 

es solucionar los problemas del comprador para beneficio recíproco de éste, del vendedor y 

de las respectivas gerencias". 

Se ha dicho que el arte de vender es el modo de satisfacer las necesidades del cliente. 

Propongo la siguiente definición: "El arte de vender consiste en la habilidad para efectuar un 

intercambio mutuamente beneficioso de los productos del vendedor por el dinero del cliente". 

Ahora bien, si es verdad que no se puede aprender a vender, que no se puede ser buen 

vendedor con sólo saberse de memoria las definiciones de este arte, también es verdad que no 

se puede aprender a vender sin saber en qué consiste tal arte; de igual manera que en 

cualquier profesión procuramos ante todo conocer exactamente qué es y cuál es su destino objeto.

TÉCNICA EN VENTAS.

Las técnicas de ventas constituyen el cuerpo de métodos usados en la profesión de ventas, también llamada a menudo sencillamente "ventas". Las técnicas en uso varían mucho de la venta consultiva centrada en el cliente al muy presionado "cierre duro". Todas las técnicas necesitan algo de experiencia y se mezclan un poco con la adivinación psicológica sobre el de conocer qué motiva a otros a comprar algo ofrecido por uno.